Môžem si dať výlet do Thajska ako pracovnú cestu a daňový náklad? (nové formy pracovných ciest + otázky z praxe)

Otázka z nadpisu je v súčasnosti celkom bežnou situáciou z praxe: progresívni mladí podnikatelia, ktorí svoje príjmy dosahujú online z jedného počítača, pričom sa môžu nachádzať kdekoľvek, cestujú často nielen za zákazkami, ale len tak – pre zmenu miesta či hľadanie inšpirácie. No “našiť” na takýto výlet oficiálnu pracovnú cestu – a teda aj daňový náklad podnikateľa – je takou tou ošemetnou otázkou. Súčasné pravidlá pre pracovné cesty totiž vychádzajú ešte zo starých spôsobov života či práce a je celkom namieste inovovať ich. Okrem iného tak trochu blokujú moderné podnikanie napr. nadmerným dokladovaním, pojmom “pravidelné pracovisko” či celkovou zamotanosťou predpisov a pravidiel. Nasledujúci článok by mohol byť nakopnutím pre “refrešnutie” vnímania nových foriem pracovných ciest podnikateľov v 21. storočí – ak ho takým diskusnými príspevkami urobíte.

Pracovná cesta: mimo “pravidelného pracoviska” a späť

Začnime zľahka. Ešte raz, čo je to pracovná cesta:

Zamestnanec, resp. spoločník eseročky: (definícia zo zákona o cestovných náhradách) “čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty”.

SZČO – v prípade SZČO sú daňovými výdavkami (definícia je v zákone o dani z príjmov): “výdavky vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva“. Čiže opäť tu figuruje nejaké to bežné pravidelné miesto (či už oficiálne miesto podnikania alebo napr. nahlásená prevádzkáreň): ak podnikateľ pracuje v ňom, resp. z neho, nie je na pracovnej ceste. Ak však vykonáva nejakú činnosť mimo tohto svojho bežného miesta – samozrejme podnikateľskú – je na pracovnej ceste.

V oboch prípadoch sa vyskytuje nejaký bod ako stále či pravidelné miesto práce. Pracovnou cestou je práca mimo tohto miesta. Za túto patrí živnostníkovi/zamestnancovi/spoločníkovi/konateľovi cestovná náhrada, ktorá okrem vynaložených výdavkov – napr. cestovné či ubytovanie – obsahuje napr. aj paušálne stravné (tj stravné bez dokladovania bločkami či stravovacími poukážkami).

Tip: špecifickým prípadom zamestnanca je konateľ či iný štatutár obchodnej spoločnosti. Síce podľa pracovného práva zamestnancom nie je, na účely cestovných náhrad sa považuje za zamestnanca. A dokonca: keďže konateľ nemá nič také, ako je “pravidelné pracovisko”, jeho pracovnými cestami sú všetky cesty z miesta jeho trvalého bydliska na všetky miesta, kde vykonáva funkciu konateľa.

Pozri si základný prehľad – napr. aj o tom, ako okrem úspor na dani čosi pracovné cesty pomôžu pri vyberaní peňazí z eseročky: Pracovná cesta či výlet: daňový náklad a iné výhody

či praktický materiál o použití súkromného auta na pracovné cesty Automobil v podnikaní: možné režimy a tipy z praxe (PDF)

Dokladovanie, dôkazy a správa z pracovnej cesty: to myslíte vážne?

Daňový náklad – resp. každý účtovný prípad vo firme – je potrebné zdokladovať, čiže ku každému z nich mať nejaký doklad, ktorý dokazuje, že predmetný úkon sa uskutočnil. To isté platí aj pre pracovné cesty: z každého pracovného stretnutia v rámci cesty je potrebné doniesť čosi hmatateľné, čo dokazuje, že “obchod” sa stal: zmluvu, objednávku, faktúru, vstupenku na konferenciu a pod. Dokonca sa v praxi hovorí aj o podpise človeka, s ktorým cestujúci “sedel”, resp. rokoval/stretol sa. Pri dlhších cestách sa hovorí aj pláne či harmonograme obchodných stretnutí a napokon aj o správe z pracovnej cesty, ktorú zamestnanec v podstate podáva ex post ako odpočet v zmysle “vybavil som”. (O čosi podrobnejšie dokazovanie pracovných ciest vysvetľuje Emil Burák vo svojej celkom zaujímavej knihe Daňová prevencia)

Z praxe: poznám veľa podnikateľov, ktorý toho pomerne veľa “prejazdia” – tj uplatnia si ako výdavok pracovné cesty samého seba (či už ako SZČO alebo ako konateľa/spoločníka eseročky) súkromným autom. Evidujú si jazdy, ich pomerne všeobecný účel (akvizícia klientov), miesta cieľového rokovania, prejazdené kilometre, prepočet, náhrady. Nepíšu správy každej takejto cesty (“Kto by to preboha písal”) ani nemajú podpisy osôb, “s ktorými jednali” (“bolo by to pomerne trápne si také niečo pýtať”). Jednoducho “som hľadal klientov od dverí k dverám a mi nemôže dokázať, že tak nebolo”.

A vlastne majú pravdu. Ak ide na neštandardnú pracovnú cestu, trvá dlhšie, je komplikovanejšia, OK, spíšem si plán + správu z pracovnej cesty. No ak idem na pracovnú cestu každý druhý deň, tak naozaj: kto by to písal. A navyše by to bolo len kopírovanie šablón s niekoľkými zmenenými údajmi – tj zbytočná byrokracia, verím, že že úradníci nechcú zbytočnú kopu papierov “len aby bola”. No a ten podpis. V dnešnej dobe pomerne neštandardný dôkaz: podľa môjho názoru môže nejaké papierovanie+podpisovanie na obchodnom rokovaní či dokonca “udržiavacej” návšteve klienta/dodávateľa celú atmosféru narušiť či strápniť.

Týždňovky – ide o pracovnú cestu?

SZČO má trvalé bydlisko – ako aj miesto podnikania – v Čiernej nad Tisou. Má 1 klienta/odberateľa, za ktorým chodí každý týždeň do Bratislavy – inak povedané, “pracuje na živnosť” a chodí na týždňovky. Má záujem uplatniť si v daňových nákladoch každotýždňovú cestu tam aj späť – teda hlavne cestovné a stravné. Je to možné?

Skôr nie. V tomto prípade sa totiž jeho miestom pravidelného výkonu činnosti/práce stáva práve Bratislava (a možnými pracovnými cestami sú cesty z Bratislavy). Áno, za prácou cestuje a peniaze z jeho vrecka ho naozaj to stojí, no de facto je v porovnateľnej situácii, ako zamestnanec v trvalom pomere, ktorý si cestu do práce uplatniť ako daňový náklad nemôže (druhá vec je, že si nemôže uplatniť vlastne žiadne daňové náklady). Inak povedané: ak pravidelným pracoviskom je Bratislava, cesta tam a späť nie je pracovnou cestou a teda nie je možné si uplatniť náhrady.

Pre istotu jeden z výkladov Finančnej správy:

V súvislosti s uplatňovaním daňových výdavkov musí byť v súlade s ustanovením §19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov splnená podmienka, že daňovník musí činnosť vykonávať v inom mieste, ako je miesto, v ktorom svoju činnosť pravidelne vykonáva. Len ak je splnená táto podmienka, môže si podnikateľ uplatniť výdavky podľa citovaného ustanovenia zákona. Pojem miesto pravidelného vykonávania činnosti zákon o dani z príjmov priamo nedefinuje. Takýmto miestom môže byť napr. miesto podnikania uvedené v živnostenskom oprávnení, miesto, v ktorom má daňovník zriadenú prevádzku, kanceláriu a podobne, ale aj miesto výkonu podnikateľskej činnosti zmluvne dohodnuté.

Možné riešenie: uplatniť si pracovné cesty do Bratislavy menej pravidelne, resp. na menej dní, ako je klasický pracovný týždeň. Napr. prvý novembrový týždeň bude na pracovnej cesty z Čiernej nad Tisou do Bratislavy od utorka do štvrtka, druhý zas iba v pondelok a utorok, tretí vôbec. Alebo mať jednoducho viac klientov vo viacerých mestách po celom Slovensku a ako svoju hlavnú kanceláriu deklarovať Čiernu nad Tisou (napr. internetovým pripojením). Nielen definícia daňového nákladu ako takého (“výdavok vynaložený na účelom dosiahnutia, udržania či zabezpečenia príjmov”), ale aj definícia pracovnej cesty ako takej či dokonca pravidelného pracoviska (viď predchádzajúci odstavec) je stále pomerne široká, všeličo sa dá obhájiť a zároveň mnohokrát nevieme, čo prípadná kontrola reálne uzná.

Byt namiesto hotela?

Variácia predchádzajúceho bodu: SZČO prípadne zamestnanec firmy resp. spoločník/konateľ na pracovných cestách nespí v hoteli – na viac dní by to bolo drahšie, preto je lepšie prenajať si byt za pár stoviek. Je možné nájomné súkromného bytu na súkromnú osobu (zamestnanca/konateľa/spoločníka) uplatniť v preplácaných cestovných náhradách (prípadne priamo v nákladoch firmy)?

Odpoveď znie: áno. Síce to priamo v zákone (zákonoch) nie je takto presne napísané (ako mnoho iného, prirodzene) – a teda nie je to zakázané či limitované. Uvedené však dokonca priznáva aj samotná Finančná správa vo svojich celkom kvalitne vypracovaných odpovediach na situácie. Aj pre prípad cestujúcich zamestnancov a rovnako aj pre konateľov (otázka č. 4 a otázka č. 7)

Dlhodobý výkon práce mimo kancelárie v inom meste: firma z B. Bystrice a služobný byt v Bratislave

Firma má svoje sídlo v Banskej Bystrici, tam má aj kanceláriu, kde sa stretáva a pracuje celý tím. Vedenie však usúdilo, že jeden zo zamestnancov – nazvime ho “koordinátor” – urobí viac svojej práce, ak sa bude väčšinu mesiaca zdržovať v Bratislave ako hlavnom a hlavne obchodne celkom atraktívnom meste: tam sídli väčšina existujúcich ako aj potenciálnych klientov, tam sa dejú konferencie a iné podnikateľské podujatia, kde vie reprezentovať firmu, networkovať, získavať kontakty a neskôr aj klientelu. Spoločnosť teda z firemných peňazí dlhodobo prenajme byt, z ktorého bude “koordinátor” pracovať (áno, na veľkú časť práce dnes stačí sedačka, počítač a internet), odtiaľ bude chodiť na pracovné rokovania a podujatia a samozrejme bude v ňom aj bývať. Je takýto byt nákladom firmy? Je to vôbec pracovná cesta alebo treba “nastaviť” iný režim? Alebo to treba riešiť inak?

Možným riešením je uplatniť v nákladoch firmy pracovné cesty “koordinátora” z Banskej Bystrice do Bratislavy a späť – ak teda chodí v pondelok tam a napr. v piatok späť. Patrili by mu cestovné náhrady v zložení cestovné (súkromné auto alebo autobus), stravné na každý pracovný deň, firma by si v nákladoch uplatnila byt (mimo cestovných náhrad, teda priamo ako náklad platený firmou). Problémom však je, že on veľmi na tie cesty nechodí, ale v Bratislave sa trvalo zdržiava, správy z ciest sa mu vypisovať pre každý deň/týždeň nechce (komu by sa chcelo) a navyše dokonca väčšinou cestuje na rôzne pracovné výjazdy práve z Bratislavy.

A teraz trochu podrobnejšie zo zákona o cestovných náhradách: miest výkonu práce môže dohodnúť zamestnávateľ so zamestnancom aj viac, no tzv. “pravidelné pracovisko” – tj miesto, kde sa začínajú jeho pracovné cesty a ktoré je určené na účely výpočtu náhrad za pracovné cesty zamestnanca – iba jedno. V pracovnej zmluve (resp. dodatku) je teda možné dohodnúť s “koordinátorom” 2 miesta výkonu práce (Banskú Bystricu a Bratislavu), no ako pravidelné pracovisko na účely pracovných ciest sa určí Bratislava. Prípadné cesty z Banskej Bystrice do Bratislavy nebudú pracovnými cestami zamestnanca a nepatria mu za ne teda ani náhrady. Na pracovné cesty bude “štartovať” z pravidelného pracoviskka, tj z Bratislavy (napr. na konferenciu do Prahy či stretnutie s klientom v Dunajskej Strede), lebo odtiaľ na ne aj v skutočnosti chodí. A na účely zriadenia druhého miesta výkonu práce zamestnanca platí firma pre svojho zamestnanca služobný byt.

Ten je ako daňový náklad podľa všetkého obhájiteľný – spĺňa základnú definíciu a neodporuje žiadnemu zákonnému obmedzeniu. Možným problémom je, či zamestnancovi tým, že byt používa aj na bývanie, nevzniká nepeňažný príjem, ktorý mu musí firma zohľadniť vo výplate a samozrejme zdaniť + “zodvodniť”. Čo je teda komplikácia: aj administratívna a rovnako aj daňová, keďže sa tak eliminuje efekt z daňového výdavku za prenájom bytu plateného firmou. Odpoveď či tento nepeňažný príjem zohľadniť alebo nie, osobne neviem: konzultantka na infolinke Finančnej správy nám jednoznačne tvrdila, že áno, pričom sumou príjmu je celé nájomné (čo by pre firmu vôbec nedávalo zmysel), k dispozícii máme inú odpoveď, podľa ktorej je nepeňažným príjmom, iba ak firma “zaplatí nájomné za zamestnanca” (čo v tomto prípade nie je celkom pravda). A navyše som dávnejšie absolvoval komunikáciu s Finančnou správou, podľa ktorej sa prípadné nepeňažné plnenie stanoví vo výške, na ktorej sa dohodne zamestnávateľ so zamestnancom (čo podľa mojej logiky môže byť aj jedno euro) :)

Áno, uvedená situácia je jedna z mnohých, ktorá by si zaslúžila zjednodušiť – podnikatelia, firmy a ich tímy dnes bežne pracujú či pôsobia na viacerých miestach, z podnikateľského hľadiska je to celkom prirodzené a uvedené výdavky skutočne využívajú na biznis. A vôbec sa im nechce zaoberať s milión “ale”, “keď” či “keby” – naopak, privítali by jednoduché podnikateľské prostredie a princíp “zaplatili sme, použili na biznis, tak si to chceme odpočítať z daní”.

Pracovno-tvorivé pobyty na opačnom konci zemegule

Tradičné vnímanie pracovnej cesty – čomu zodpovedá aj terminológia na tlačivách cestovných príkazov, dokonca aj tých, ktoré sú zabudované v ekonomických softvéroch – je takéto: pracovník alebo podnikateľ opustí svoje “pravidelné pracovisko”, aby dočasne – na jeden či viac dní – išiel vybaviť nejaký obchod. Uzatvoriť kontrakt. Nakúpiť tovar. Stretnúť sa účtovníkom, právnikom či marketingovou agentúrou. Prezentovať firmu na veľtrhu.

Uvedené platilo sto rokov. Doba sa však zmenila. Podnikatelia necestujú len za získaním obchodu či vybavením čohosi drobného a nevyhnutného, pričom svoje základné podnikanie môžu vykonávať len priamo v závode či jednej kamennej kancelárii. Náklady na cestovanie a pobyty v zahraničí sa v porovnaní s minulosťou radikálne znížili a navyše je dnes vďaka internetu možné pracovať odkiaľkoľvek. Preto sa často stane, že slovenský podnikateľ pracuje často z pláže v Thajsku či Bali alebo coworkingu v start-upovom Berlíne. Nešiel nič vybaviť. Iba si dočasne, prípadne trvalo presunul svoju kanceláriu: trebárs aj na pláž. Alebo na miesto, kam sa to iným typom inšpirácie len tak hemží: kolegovia z celého sveta, nadšenci, vzdelanie, networking, nápady, nové spolupráce a spätná väzba. Bol tam 3 dni alebo trebárs aj mesiac, zaplatil si z vlastného cestu, ubytovanie a určite si platí aj stravu (teda nárokuje si preplatenie paušálneho stravného).

Poznám podnikateľov, ktorí si takýto trip do nákladov dávajú. A bez toho, aby museli od niekoho zháňať trápny podpis, že s ním na tej pláži aj podnikateľsky rokovali. A osobne by som bol rád, keby takýto typ “novej” pracovnej cesty bol jednoducho prijatý a daňovo uznaný: na takéto miesta chodia podnikatelia skutočne tvoriť či sa networkovať (rozumej: spoznávať sa, nadväzovať kontakty, nové spolupráce, získavať tipy), ide teda o náklad vynaložený na účelom dosiahnutia, udržania či zabezpečenia príjmov. Coworkingy, cestovanie za inšpiráciou či digitálni nomádi sú modernými trendmi resp. častým štýlom práce, no v tradičnom vnímaní pracovnej cesty – podľa zákona o dani z príjmov či podľa zákona o cestovných náhradách – nefigurujú. Jednoducho v čase, keď tieto zákony slovenskí úradníci písali, neexistovali. No doba sa naozaj zmenila.

Mimochodom, za hlbokou prácou v kvalitnom nerušivom prostredí netreba možno chodiť až tak ďaleko. Český podnikateľský poradca a zakladateľ skvelého portálu navolnenoze.cz Robert Vlach založil nedávno práve takú tú od sveta odrezanú chatu pre tvorivých profesionálov na voľnej nohe, kam sa môžu prísť ponoriť do hlbokej práce a pracovať na kreatívnejšich projektoch vyžadujúcich nerušenie. Tzv. “pracovní retreat” – platí sa za pobyt, no jeho jediným cieľom je skutočne a doslova práca.

Digitálni nomádi: na cestách bez prestávky

Samostatnou podkategóriou sú digitálni nomádi. Stručne: online freelanceri či podnikatelia, ktorí sú na cestách vlastne stále. Jeden mesiac v Thajsku, druhý v Nemecku, tretí niekde v Afrike. Tam – dočasne – žijú, odtiaľ poskytujú svoje služby či riadia svoj biznis. Aktuálne je digitálne nomádstvo celkom sexi. Tými mediálne známejšími, ktorí o svojom životno-pracovnom štýle aj veľa píšu, sú napr. Ľubo Jurík z blogu Sám sebe pán, Silvia Púchovská píšuca Unboxing Traveller, Lukáš Čech (Po svete po svojom) prípadne tím Digital Nomads, ktorý spolupracovali napríklad aj na vylepšovaní tohto blogu.

No a nomádi vs. pracovné cesty. V ich prípade si už však aj ja myslím, že ich výlety nie sú a nemôžu byť pracovnou cestou, ale jednoducho životným štýlom, ktorý má svoju cenu. Pravidelným pracoviskom je jeden mesiac jedno mesto, ďalší mesiac zas iné miesto. Prenajatá kancelária, coworking (tj miesto v zdieľanej kancelárii), vzdelanie či stravné SZČO či zamestnanca je ako náklad v poriadku, no pobyt na pracovnej ceste každý jeden deň v roku  už pracovnou cestou nie je.

Možné riešenia:

• pobyt v zahraničí deklarovať ako výkon práce v zahraničí – v tom prípade nejde o pracovnú cestu, len presunutie pracoviska mimo SR. V tomto prípade zamestnancovi/spoločníkovi patrí náhrada (a teda do nákladov firmy) ide cestovné do konkrétneho “miesta výkonu práce v zahraničí” a späť a prípadné náklady súvisiace s prácou (kancelária, coworking, energie). Paušálne stravné a osobné ubytovanie nie. Uvedené sa týka zamestnanca (a teda aj spoločníka, prípadne konateľa), táto možnosť sa nevzťahuje na SZČO
• krátkodobé pobyty – napr. pár dní či týždeň – si uplatniť ako pracovnú cestu (zamestnanca aj SZČO). V tomto prípade zamestnancovi patrí aj stravné (ľudovo “diéty”), ktoré v prípade exotických krajín dosahujú aj niekoľko desiatok EUR mesačne, ubytovanie a prípadne iné súvisiace náklady. Či je však možné dlhodobý pobyt v zahraničí deklarovať ako pracovnú cestu osobne veľmi pochybujem
• krátkodobé pobyty v zahraničí rozdeliť na pracovnú cestu a osobný výlet – napr. za 7 dní v Thajsku, počas ktorých sa SZČO stretol s dodávateľom textilu na jeho výrobky, si 1-2 rokovania uplatniť ako pracovnú cestu (a teda do nákladov zaúčtovať stravné + ubytovanie), zvyšok deklarovať ako osobný výlet. Náklady na cestovné uznať len podľa pomeru pracovných dní k celkovej ceste.

Coworking: pozor na text na faktúre

Ešte čosi ku coworkingom a platbe za ne. Častá otázka: “Môžem si platbu za coworking uplatniť v daňových nákladoch?” Áno, ak preukážeš, že si coworking ako zdieľanú kanceláriu využil a zaplatil za ňu, minimálne dokladom, na ktorom je využitie služieb coworkingu príp. prenájom kancelárie uvedené. Coworkingy ako zdieľané kancelárie však často prevádzkujú občianske združenia a pobyt v zdieľanom kancelárskom priestore nefakturujú ako “nájomné”, ale z dôvodu legálneho nezdaňovania ako členské. Pozor: členské je daňovým nákladom, iba ak je členstvo v danej neziskovke povinné alebo ide o členstvo nepovinné a prípadná neziskovka je zriadená na ochranu záujmov člena. Inak nie.

Pozri si aj:

Eseročky si môžu nájomné ako daňový výdavok uznať až po zaplatení, tj v roku zaplatenia
Bloček so zahraničnou DPH: čo s ním

A teraz tá najdôležitejšia časť témy:

Aké máte s uplatňovaním pracovných ciest SZČO, zamestnancov, spoločníkov či konateľov skúsenosti?
Akú najzaujímavejšiu cestu ste si uplatnili v nákladoch?
Čo vám pri kontrole prešlo a čo už nie?

Podeľte sa komentároch, pomôžete tak iným. A možno aj zmene vnímania moderných foriem pracovných ciest