Horiace termíny, stres, chaos a chyby? Používaj GTD!

Január až marec býva pre ekonómov, účtovníkov a daňových poradcov obdobím maximálneho vyťaženia a často aj top stresu. Stôl zavalený papiermi, plná hlava povinností a termínov a popri tom je potrebné ešte riešiť, študovať, komunikovať, telefonovať, mailovať, stretávať sa a – pracovať. Podobné výzvy pozná každý podnikateľ či človek pôsobiaci na voľnej nohe, ktorý sa venuje viacerým projektom. Teda ako všetko zvládnuť a nezblázniť sa, ale naopak, vychutnať si to?

 

Veľkú slávu zaznamenala v posledných rokoch timemanagementová metóda “Getting Things Done” – GTD. Mne už celkom výrazne pomáha, preto dnes pár slov o nej.

 

GDT recykluje tradičné timemanagementové postupy a pridáva im nejaký ten rozmer navyše. Spolu s technickými výdobytkami a aplikáciami IT doby dokáže skutočne uľahčiť život a urobiť z jej používateľa pohodovú, spokojnú a usmiatu bytosť:)

 

Základné princípy GTD:

 

  • hlavu používame na tvorenie, premýšľanie a riešenie, nie ako RAM-ku. Teda nie na pamätanie si termínov, úloh a povinností. Všetky projekty a úlohy, na ktorých pracujeme a ktoré chceme vyriešiť, musíme vyexportovať na externé médium – či už softvér, diár alebo obyčajný papier a pero. Na toto miesto si zaznamenávame aj všetky nápady a inšpirácie, preto by mal byť vždy po ruke.Takýto “inbox” musí byť iba jeden, inak celý systém nemá zmysel.

 

  • projekty, ktoré riešime, je možné rozdeliť na podrobnejšie úlohy, ktoré je potrebné osobitne si zaznamenať a viesť. Projektom môže byť napríklad založenie SRO-čky, úlohami projektu sú dohodnutie názvu a osôb, vybratie predmetov činností, príprava podkladov pre živnostenský úrad, návšteva úradu atď.

 

  • ku každému bodu je možné priradiť kontext. Kontextom môže byť miesto, osoba, čas a pod. Napr. potrebujeme doručiť návrh na zápis novej SRO – kontextom je “Registrový súd”, potrebujeme doručiť účtovnú závierku do zbierky listín – kontextom je “Registrový súd”. Ak si teda nájdeme čas na návštevu súdu, vybavím naraz všetky úlohy priradené k tomuto kontextu, aj keď spolu nesúvisia.

 

  • rozdelenie “projekt-úloha-kontext” organizuje činnosť niekoľkými smermi naraz, takže vám výrazne ušetrí energiu na sústredenie a plánovanie

 

  • systém je potrebné udržiavať v chode pravidelným “servisom”– teda cca raz týždenne si obsah zhodnotiť, doplniť a preorganizovať. V opačnom prípade sa rýchlo rozpadne.

 

  • výraznú úlohu zohráva psychológia – ak si nahádžete na jeden deň 15 úloh a reálne stihnete 3, budete končiť deň s pocitom “zas som nič nestihol”. Ak si naplánujete len 3 body, tie pravdepodobne stihnete. Potom máte 2 možnosti – buď si tam ešte čosi pridáte a urobíte v porovnaní s plánom dvojnásobok alebo ste kráľom svojho voľného času.

 

  • pre kvalitné osvojenie GTD a riadenie vlastného času musíme výrazne zmeniť svoje návyky. To však nejde zo dňa na deň, ale postupne. Zvládnutie seba samého vám preto bude trvať mesiace.

 

Nevýhodou GTD je, že Vám nepridáva žiaden čas, ktorý nemáte. Kvalitne ho však organizuje a šetrí čas a nervy, ktoré neorganizovaný človek stráca naháňaním termínov a lepením slabého systému.

 

“Naj” webovými aplikáciami pre GTD sú Doit  či Trello  a Wunderkit určené najmä pre tímovú prácu. Mne osobne ako “inbox” výrazne uľahčuje život geniálny Evernote. Viac o ňom niekedy nabudúce.

 

Bližšie o GTD je možné dočítať sa v zdrojovej knihe od jej autora Davida Allena “GTD Umenie byť produktívny a bez stresu”.

 

O autorovi: Peter Furmaník

Fanúšik podnikania a jednoduchého, motivačného a priateľského podnikateľského prostredia. Nastavovač, vysvetľovač, autor a bloger so záľubou v poľudšťovaní jazyka podnikateľských zákonov. Špecializujem sa na spoluprácu s internetovými podnikateľmi a chlapíkmi z oblasti IT.

Share This