Ako vystavovať (a nevystavovať) faktúry – pár tipov

Ako ich číslovať? Ako uvádzať dátumy? Kedy ich vystaviť? Ako postupuje platiteľ DPH a ako neplatiteľ? či Ako je možné fakturáciu čo najviac zjednodušiť? Dnes niekoľko praktických a základných tipov pre všetkých, ktorí vystavujú faktúry.

 

Číslovanie faktúr: radšej chronologicky a iba čísla

Najideálnejším prípadom je, ak sú faktúry číslované chronologicky vzostupne, teda narastajúcim spôsobom. Inak povedané: každý nový doklad (tj faktúra z nasledujúceho dátumu) má číslo vyššie o 1. Príklad: faktúra č. 1 z 5.1, faktúra č. 2 z 20.1, faktúra č. 3 z 3.2 atď. Ak je to možné, v tvare číselného radu neuvádzajte pomlčky, lomítka či iné znaky – takýto zložitý tvar môže skomplikovať párovanie. Váš klient totiž pri úhrade môže vo väčšine bánk uviesť ako variabilný symbol iba číslice, spárovať úhradu s faktúru budete teda musieť vykonať ručne. Číslovanie by v každom prípade malo spĺňať svoj účel – tj podnikateľovi či účtovníkovi dávať čo najužitočnejší prehľad o faktúrach, platbách a biznise. Z tohto dôvodu je možné mať aj viacero číselných radov pre rôzne druhy faktúr – napr. jeden pre faktúry zálohové, jeden pre ostré slovenské, ďalší pre ostré zahraničné.

Platiteľ DPH vs. neplatiteľ DPH: aký je rozdiel?

Výraz “faktúra” pozná v SR iba jeden jediný zákon: zákon o DPH. Ten stanovuje povinné náležitosti faktúry, povinné dátumy či iné klauzulky, ktoré musí podnikateľ na faktúre uvádzať (napr. “prenesenie daňovej povinnosti” pri dodaní zahraničia). Ostatné firmy – neplatitelia DPH – faktúru ako takú vystavovať nemusia, resp. minimálne nemusia dodržiavať všetky pravidlá fakturácie zo zákona o DPH. Sú však povinní vystavovať účtovné doklady – a ako účtovný doklad ideálne poslúži faktúra. Obsahuje totiž podobné náležitosti, aké má obsahovať účtovný doklad.

Dokedy faktúru vystaviť?

Platiteľovi DPH určuje zákon o DPH jednoznačne: do 15 dní. A to:

• do 15 dní do definitívnej dodávky tovaru či služby. Príklad: programátor poskytol webstránku na užívanie klientovi 10.11.2013 – tento dátum je dátumom dodania tejto služby. Faktúru vystaví maximálne do 25.11.2013.
• do 15 dní od prijatia preddavku, resp. zálohy či akejkoľvek inej platby. Áno, platiteľ DPH je povinný odviesť DPH z aj preddavku, ktorý prijal ešte pred samotnou dodávkou a uviesť ho do daňového priznania k DPH.
• do 15 dní od konca mesiaca, v ktorom dodal tovar do EÚ oslobodený od DPH (teda DPH vysporiada odberateľ – podobne ako slovenský podnikateľ pri nákupe tovaru z EÚ) alebo dodal službu, ktorú zdaňuje odberateľ z inej krajiny EÚ.
• do 15 dní od konca mesiaca, v ktorom uskutočnil viac dodávok jednému odberateľovi, resp. zinkasoval od neho viac preddavkov. Ide o zjednodušujúcu výhodu nazvanú “súhrnná faktúra”

Neplatiteľovi DPH nestanovuje žiadny zákon dokedy faktúru vystaviť. Zákon o účtovníctve – podľa ktorého by sa mal prioritne riadiť každý jeden podnikateľ – však prikazuje vystaviť účtovný doklad “bez zbytočného odkladu”. Teda čo najskôr po uskutočnení dodávky. Ešte jeden dôvod navyše: čím skôr ju vystavíte, tým skôr vám ju odberateľ môže uhradiť.

Dátum dodania, splatnosti…

Dátum dodania je azda najdôležitejší dátum na faktúre – podľa neho vstupuje dodávka do zdaňovacieho obdobia platiteľa DPH či do účtovníctva.

Platitelia DPH: určiť dátum, kedy bol tovar či služba dodaný, je v rámci pravidiel pre DPH samostatnou širokou témou. V základe platí, že pri dodaní tovaru ide o deň, kedy sa kupujúci stáva vlastníkom tohto tovaru a pri dodaní služby ide o deň, kedy bol slušba definitívne dodaná. Ako dátum dodania, resp. “prijatia platby” sa na faktúre uvádza aj deň, kedy firma zinkasovala preddavok vopred. Samostatné pravidlá sú však stanovené napr. pre čiastkové (napr. stavebné práce) či opakované (napr. prenájom) dodávky, pre dodanie tovaru do EÚ či iné prípady. Neplatiteľ DPH by mal na faktúre správne uvádzať “deň uskutočnenia účtovného prípadu”, ktorý je však v podstate dňom splnenia dodávky.

Splatnosť ako takú podnikateľom zákony neprikazujú – je to vec dohody, resp. “želania” dodávateľa. Od februára 2013 však Obchodný zákonník stanovuje maximálnu dobu splatnosti 60 dní od doručenia faktúry resp. dodávky, avšak umožňuje aj to, aby sa partneri dohodli na dlhšej lehote. Dohodnutá doba splatnosti by však nemala byť “v hrubom nepomere k právam a povinnostiam vyplývajúcim zo záväzkového vzťahu pre veriteľa”.

A čo suma – s DPH či bez DPH?

Ešte jeden základný rozdiel: neplatiteľ fakturuje bez DPH a vo väčšine prípadov DPH štátu neplatí. DPH sa ho môže týkať iba pri samozdanení – tj pri nákupe služby zo zahraničia, nákupe tovaru z EÚ či dovoze tovaru z krajín mimo EÚ (platba DPH na colnici). To sú však prípady, kedy DPH jednoducho platí pri nákupe – podobne ako bežný človek v obchode. Ak by však DPH náhodou či z nevedomosti na faktúre uviedol, túto musí štátu zaplatiť.

Platiteľ DPH by mal väčšinu dodávok v rámci SR fakturovať za cenu vrátane DPH. Výnimkou sú dodávky oslobodené od DPH (napr. za určitých okolností prenájom nehnuteľností) či dodávky, ktoré samozdaňuje odberateľ. Takýchto prípadov je v rámci SR málo, prenos daňovej povinnosti na odberateľa sa väčšinou uplatňuje pri dodávkach do EÚ. To je však opäť rozsiahla a komplikovaná téma:)

Zaujímavou otázkou z praxe však býva, či fakturovať s DPH všetko alebo napr. iba tovar. Pekným príkladom pre stanovenie základu DPH  je poštovné pri zasielaní tovaru z e-shopov.

Zlepšovák: vystavujte faktúry on-line

Na záver jeden tip. Faktúru je možné vystaviť viacerými spôsobmi – buď ručne do tlačiva, v excelovskej tabuľke či v účtovnom softvéri. Každý spôsob má dnes už viac nevýhod ako výhod a minimálne kúpiť a používať účtovný softvér môže byť pre podnikateľa drahé aj komplikované. Podnikateľom, ktorí si faktúrky, objednávky či cenové ponuky vystavujú sami, odporúčam jednoduchý a moderný on-line nástroj, ktorý je na webe aj bez inštalácie. Od jari sa podieľam na tvorbe služby SuperFaktúra, kde spolu s celým tímom tento zlepšovák zdokonaľujeme a vylepšujeme  o nové funkcie. Sám ju používam na niektoré svoje projekty – áno, vizuálne príťažlivé faktúry zo SuperFaktúry posielam každému, kto si objedná môj eBook. Vyskúšanie je zdarma a budem rád, ak mi napíšete svoj názor.

A teraz darček: praktický ťahák

Pripravili sme pre Vás pomerne podrobný návod, ako vystavovať zálohové, daňové či vyúčtovacie faktúry v rôznych situáciách z praxe. Nejde teda o žiaden riedky eBook s pár ožutými tipmi, na aké sme dnes na internete zvyknutý, ale 32-stranový návod, ako sa zorientovať v základných situáciách. Na príbehu podnikateľa Martina si ukážeme, čomu všetkému podlieha podnikateľ na svojej ceste: často začína ako neplatiteľ DPH, neskôr začne dodávať služby do EÚ (áno, tu už do hry vstupuje DPH) a napokon je za určitých situácií povinný sa registrovať za plnohodnotného platiteľa DPH. A navyše si rovno aj ukážeme, ako majú – a ako pekne môžu – faktúry vyzerať.

eBook “Ako správne vystaviť faktúru? 10 užitočných tipov z praxe” je ÚPLNE ZDARMA.

Stiahnuť si ho môžete tu